高效省力工作術 高效省力工作术 經理人特刊

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高效省力工作術            
; q4 E. |3 z- v- P: b6 R經理人特刊 2022.03

. q+ Y' Q3 C8 _7 v8 p) h: d4 B: H愈會拖，愈要懂聰明偷懶
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9 L! p/ t; n/ I# ]朋友S有拖延症，深受其擾，也很討厭這樣的自己。於是，他買了《拖延心理學》想改善。不過買了10年，至今還沒翻開過。
/ w+ o% F: M' t4 a1 Z這個故事有些諷刺好笑，但我相信是不少人的寫照。大部分人或多或少都有拖延的狀況，大至面對人生難題、工作拖過期限，小到生活瑣事，像繳稅、信用卡費逾期，或下班回家猛追劇，不斷推遲洗澡時間。有的無傷大雅，但有些卻釀成人生悲劇。
《拖延心理學》指出，拖延成性使人內心挫敗，長期會讓自己認為，無法完成應該有能力完成的事情。而拖延者最常經歷的工作方式，網友戲稱為「番茄醬工作法」（衍生自原本用來提高效率的番茄鐘工作法），形容在最後一刻才火力全開，像是使盡全力把番茄醬爆擠而出，雖然完成工作，看起來卻像是血跡斑斑的兇殺現場。
% f. @+ d) z! F: d# P0 L" }. d% G在這段「番茄醬時間」裡，每分每秒都很珍貴，能少做一件事情都有極大的幫助。而且也在這個過程中，你會發現蠻多事務既重複又不必要，要是能簡化或用更有效率的方式處理，就能更快交出成果。在這個原則上，催生了本期內容。
今年初有則新聞，一名國外工程師因疫情爆發，在遠端居家辦公後，靈機一動寫了程式，把所有工作都自動化處理，每天只要花10分鐘檢查，其他時間就可以自由運用。這就是聰明偷懶的極致，雖然並非每個人都能採用同樣的方法，但要是能夠用更有效率的方式，解決平日的工作，那也能騰出更多時間，專注來做價值高、更具生產力的任務。對於拖延者，也許能節省不少時間，在死線前交出成果。
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目錄

* P. p+ G" K7 v+ e5 M# Z. T9 ?4 H高效省力工作術
7 h! |+ P! @# j9 k  B# [( U4 v006 愈會拖，愈要懂聰明偷懶  
, u; h# V  ?8 o008 與拖延共處，讓心不焦慮，截止期限前交出完美成果
% ?' M% H4 l: @PART1 破除拖延心法篇
% o  w5 b8 l- T! J010 設定目標：激發實踐的動機找到非做不可的理由，讓成功渴望打敗惰性
1 z6 v5 G' g% z7 }8 M0 ~014 營造被目標圍繞的環境寫下「要做的事」「所需時間」，貼在隨時看得見的地方
016 破除害怕失敗的定型心態失敗不代表能力差，擴大自我效能、克服拖延
/ h  Q9 r; e: D# F8 f7 A020 拖延發生時的應對思維想到就去做，才不會一直拖下去
1 S+ g. ?  @  k3 c0 V: V6 M, ^022 增加馬上行動的意願想提升生產力、專注力？先從不討厭手上任務開始
026 消除環境中的干擾減少辦公時的分心因子，打造專注的工作空間
030 想到工作就充滿壓力？觀察呼吸、動作與想法，提升專注力、找回平靜
PART2 不拖延工具篇
; z5 M$ q2 W& u3 s+ m# c0 `034 不拖延的祕密武器替龐雜的生活理出頭緒，一張待辦清單搞定所有事
036 整理思緒的清單工作法幫大腦建立外接硬碟，根據情境選擇下一步行動
040 在期限內達成的清單工作法結合行事曆與待辦事項，不再塞進過多任務
' [; h. e  h' _8 L+ |; c042 提高行動力的清單工作法把目標設在今天有多少進展，比期待一步到位更務實
046 提高生產力的清單工作法規畫雜事、專注、外出時段，集中處理同類型任務
048 番茄鐘工作法在25分鐘內專心衝刺，有效解決分心問題
: t3 Q) j- m5 x7 S0 u' J5 l. cPART3 聰明工作情境篇
052 一不小心就花了太多時間找資料？
釐清目標、界定範圍，準確搜尋有效資訊
- @% B' ]% B. L/ V, q054 Deadline前一天才在趕報告？
先求有再求好，結論重於細節
056 流程繁瑣，想到就提不起勁去做？
0 D' b6 g/ }1 F1 ^2 k: s0 D統整作業步驟、SOP圖像化，加速任務的理解和執行
# z3 i6 ]5 @$ s0 u$ G0 L8 m6 V4 P058 一直被雜事打斷思緒?
: J  P+ c' b7 ]  }/ Q" T# E別再時時與分心抗衡，預留無干擾時段給重要工作
2 `- E: B- a: y& n6 Q060 忙了一天卻覺得一事無成?
; S3 Y! P+ f0 U$ @; A8 o避免在深度工作時段，不小心做淺薄工作
" I- A+ Z3 k" ]! x062 怎麼不再「事必躬親」？
! F- E# @) T7 x1 W" v非你不可的事優先，空洞的任務學會拒絕
064 在家上班效率低落？
- v4 r4 @0 E$ A( t8 j! {) {4 N劃分上下班模式，避免分心也預防過勞
: K1 L$ E+ _( w. t- o066 工作分配下去，成員卻遲遲沒進度？
% v) w6 _$ d  R' z- X: S. H光說「有事找我商量」還不夠，還要每天、每周了解進展
/ Y; F! Q  e4 I' {068 專案延遲是常態？
9 O. `0 H' i5 P人對時間預估傾向樂觀，留點「餘裕」才保險
070 工作接踵而來時，如何快速重振精神？
5 [' o  e& `5 L6 Y投入下一個待辦事項前，適度休息、活化大腦再繼續
PART4 專家案例篇
  ~8 ?! y7 U  B9 w% k; J' y072 韋萊韜悅人才與獎酬諮詢總經理　魏美蓉
" E7 c4 X2 C, r, e! K" V先釐清你為什麼需要專注，用在正確目標才能事半功倍
074 電腦玩物站長　黃鐘毅
* s( u2 V9 R. x) r# T, x1 X- e  S6 w選定合用的數位工具，打造不拖延的高效工作模式
, H  D) H& d& w5 O" A/ o; v076 汽車銷售女王　陳茹芬
銷售也要懂精力管理，用一半時間完成2/3目標
3 o* M" b5 U# S& t, S$ _* @% B2 g5 N: j078 台灣大學心理學系專任教授　連韻文
; l7 Z2 F- A1 p  D1 F. x注意力像一盞聚光燈，頻繁切換容易失去焦點

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