內容簡介' ? q. F& J8 k* G* w' I( s
你以為祕書與行政人員的工作很簡單？, i0 I4 K7 ~ h4 G
它比你想像的複雜、能學的要多。
3 G* R; y- V% b 你相信入這行只能領22K，難以晉升？
7 I" G9 F8 o7 f6 F2 c$ b 專業與不專業的待遇、際遇，天差地別。
& U. {" G4 j; O0 f 這個職務永遠只能旁觀他人的工作成就？: f5 H6 q8 x3 p; @" F7 \& s- \% s
你知道嗎？很多經理人都從這份工作爬起。
8 R7 i; H5 H& @) f7 P1 z* Q 你擔心在高失業率的今天，從事行政工作難保職位？& h! h" N6 z2 G% P: e1 S
稱職地做好這份工作，你將難以取代、身價翻倍！
7 ^' w! `' V+ \% ?' Z: m, B 本書涵蓋8大領域的技巧，
& Y. Y3 ], W; o9 y0 |2 J 寫給職場新鮮人、想提升競爭力的助理、秘書、行政工作者，2 T; R. x0 [' E( \* L* k
鍛鍊你行政管理、高效執行、溝通協調、應對進退的能力，& G- c9 S) Q6 h4 f5 f: |
今天成為上司不可或缺的左右手，明天擔任高階職務不是夢！
# L8 G- v' x8 b5 E 你是社會新鮮人、職場菜鳥？既不學法律，也不懂會計？沒有特殊專業，只能茫然面對現實的折磨，認命地領22K？8 T! ?6 T9 L- b4 Z" d2 ^6 a
投身就業市場，或許你會進入看似門檻不高的行政人員、助理或秘書這一行。恭喜你！因為在未來的職場生涯，你有機會練就一身好本領！只要看清工作本質，從中認真學習，同步培養自己的競爭力，全心全力做好行政工作，你也能成就自己管理職、經理人的全才歷練之路。
3 Y7 p5 L) t$ [% l 本書由7為頂尖專業秘書現身說法，指導你提升8大領域的工作能力，幫助你練好職場基本功，未來職場任你行！& L" Q9 _& q2 S1 x) G
本書內容涵蓋八大領域：從形象與情緒管理術、人脈管理術、檔案與辦公桌管理術、會議管理術、任務管理術、工作回報術、零碎時間管理術、手機APP應用術。大至大型會議的舉辦，點線面的全力啟動、尾牙的籌畫、超級來賓的邀請以及風險規劃，小至快速找到客戶電話、接聽電話、如何幫老闆買咖啡並報帳……，以及例行性工作的好習慣、實體與電子檔案的分類管理等等，還有運用最新智慧型手機APP，幫助你在工作上聰明迅速地完成各種大小任務！
+ |$ i) ?; h! e' b' G 每一篇都從一個日常工作的情境題切入，介紹有效率的工作方法，逐一說明、步步拆解，並搭配明白易懂的圖示，讓你的工作能力突飛猛進，充滿成就感，從此縱橫職場、飛黃騰達不是夢！" j/ g' o: N# v- a0 \! }! V5 ]
作者介紹 }4 u& r& K" I0 A' c$ {
作者簡介3 T8 k! r5 M- Q5 ?9 V8 Q
台北市專業秘書暨行政人員協會
) {! B8 m$ ~4 `( y Y9 J 專業講師! J4 m1 p4 T; r! G3 I$ a4 f0 s D4 N+ W1 X% m
王承瑄
5 Z* j! v" V* z. x; E* } 學歷：美國普瑞斯頓大學MBA，清華大學外國語文學系畢業) `+ ^2 S7 |$ |% K" `- H
經歷：聯電集團總經理秘書、執行長秘書、行政長助理，科學園區專業秘書學會會長，大專院校及企業講師
; x1 B$ i7 e j8 F0 }: M 著作：《商業溝通簡報技巧》、《國際禮儀》、《科技心秘書情――科園秘書與您分享好心情》0 w+ t' {( S7 R) b
石恩
6 O: @, L( b" ?9 d7 c3 ~" y0 A 學歷：美國德瑞大學MBA
g: w g7 q- U9 f; ~8 A 現職：台北市專業秘書暨行政人員協會理事長/ B" ]# g1 t. M k" V) l! [
經歷：汶萊商超級娛樂製作有限公司行政總監，瑞迪廣告事業股份有限公司董事長秘書，台灣索尼音樂娛樂股份有限公司大中華區總經理特助暨海外行政，華納國際音樂國際股份有限公司董事總經理特助兼海外行政. L2 ^( m# {5 a0 f" {4 o
周純如! s: g9 Z3 p$ \
學歷：美國曼徹普利敦大學EMBA
6 \% l( o4 p! ~" q% v 現職：捷易通科技行政總監、執行董事
. {. b, B, m$ Y1 N& e# Q 經歷：寶來集團寶碩財務科技股份有限公司副理，儒碩股份有限公司總經理秘書、總經理特別助理，東帝士集團秘書，台北市專業秘書協會副會長、監事長，大專院校及企業講師
! E4 c6 v3 |+ Y6 T 游美未
. I' A5 }: e, [: y* ` 學歷：景文科技大學觀光與餐飲管理碩士，輔仁大學會計系畢業
2 ~6 [; z$ o1 S/ V( W9 v 現職：開南大學華語中心老師/ o$ A3 X1 s( u
經歷：聯合利華總經理秘書、對外事務副理，鴻海公司副總裁秘書，安麗公司總經理秘書，台北市專業秘書暨行政人員協會理事長、監事長，大專院校及企業講師
$ V- V! d3 E% ~& S' p% g3 F0 f* R 楊婷雅
: ]( Q* f5 D. Q9 }9 \2 c+ _9 f 學歷：美國大峽谷大學MBA
' H4 i# A) l9 ^; u 現職：東博資本集團行政經理，中華人資協會國際暨公關事務委員會副主委及講師，文化大學推廣教育部講師，捷晟國際管理顧問公司講師
, c) C8 f! ]9 N3 V3 [7 O 經歷：元大證券主管區專業副理，花旗集團投資銀行部執行秘書，台証證券行銷公關專員暨董事會行政秘書，鼎碩管理顧問股份有限公司總經理秘書，台北市專業秘書暨行政人員協會副會長
) G6 Q5 W: i% f+ j 瑪貴琴
4 l1 H$ W! i4 g/ `# \ 學歷：碩士( @+ W$ w" o7 Y9 {, F
現職：媒體產業執行秘書
; n- e1 Z* S2 m7 o, S4 v 經歷：曾任職於電信公司、上市科技公司、美商在台分公司、日商在洛杉磯的分公司* _, r( g/ m! M" i5 k+ T
蘇珊琉) `* E6 o, u8 d2 ], e- b
學歷：碩士
7 U/ r0 Q/ u/ ?) Y$ E+ q 現職：科技公司資深秘書7 N0 ~, T) x7 B2 D; n: X
經歷：曾任職於台灣上市科技公司、日商東京支社、美商駐台辦事處
' E4 o R( `) a* [) S 撰文者簡介1 C8 Z( \- n5 w s3 y. N
余佩玲
) F0 C1 {2 g; z* n k 文化大學新聞系畢業。歷任記者、編輯、公關企劃，現為編輯製作公司企劃總監和畫廊經理。
. `& Q* m2 H* [) C 著有《讓孩子成為說話高手》、《低卡美食餐》、《天天喝湯》、《聽說讀寫學典故?成語篇》，合著有《菜市場吃出免疫力》、《菜市場吃出好氣色》、《成功的女孩懂得放手》、《找出天賦》、《說學逗唱學成語》等。
7 |5 e0 _; w5 q$ V8 |5 l" U* h2 }4 f Noax* G; ]4 a6 ~9 M' h
台灣大學經濟系畢業。曾任財經周刊記者、研究員，現任獨立媒體主筆，夢想是實現公民社會，以及到世界各地當單車背包客。9 m. B: @1 {) L5 C) l+ k
目錄
" P. @- j) C- l: m/ s0 L: ` 〈前言一〉秘書、助理與行政人員這一行
: J) Z6 x0 l3 N! Z8 D 待遇、工作性質如何？職涯發展的競爭力在哪裡？
2 m. ~9 m$ `/ l2 |+ r, q/ g% t* f 〈前言二〉秘書、助理與行政人員通往中、高階主管的成長之路
% Z" l6 ^6 {. Z' ?( @3 y* a# P 職場先進給社會新鮮人與從事行政工作者的建議
/ |4 m4 M1 m( U# U" L- }4 u9 N' m5 P 第一章形象與情緒管理術
" @+ ~+ l& m0 n 掌握職場的應對進退，提升個人競爭力
9 x8 S8 z6 @/ w" T& ] 1-1專業行政人員的Dress Code
, Y# D& w" r6 P* s 打理門面，展現專業
+ d F7 N5 h' t% c# w- v 1-2辦公室應對進退八陣圖! R4 n. q8 d3 g* G% i+ d
用IQ與EQ練就「通情達理」的功夫- | t. k. F5 {6 a! z( i
1-3不在其位，要謀其政！
2 `0 _/ b) ?/ ]5 J$ c 魚幫水，水幫魚；勇於任事，用心經營1 R3 W* L t; R* H& ]1 R
1-4合理的要求是訓練，那不合理的是……- o* W7 O' K" @* i
有問題，怎麼反應？
& s( ~" d: ?; ^$ c. X& R 1-5Secret與Secretary
& O P* `1 G+ ^0 r( d0 d 聆聽、少言、多看，守口如瓶不簡單
6 d& D8 l, V2 J! a! Y 1-6我的未來不是夢！; N/ t2 r0 W- j& A
一步一步走出生涯展望
6 ]6 f. {2 z% n* }* f" G" q2 X x 第二章人脈管理術0490 o6 K# g3 L; ^7 K$ G
管好你的人脈，機會永不斷
) B* I9 g& g& d5 y- U9 K0 y4 \ 2-1運用筆記建立人臉辨識系統0 I1 C2 V, @$ d1 W- `/ {
「請問您是……」問這話就太尷尬了！ [: b/ l# h4 R
2-2一目瞭然的名片通訊錄
; w$ d3 M1 W) i7 @2 t 分兩類，讓e化通訊錄與實體名片相輔相成1 O" a9 d- M, X9 O+ [' c% J
2-3人脈套餐幾分熟？4 `9 E, }- N" ?% h
調配出事業、人情的黃金比例
" y, I( [9 x) s, G5 P* G 2-4喚出你的人脈及時雨+ {; _& |' S* c5 Y+ u/ A8 ^! l: l, M
廣結善緣，貴人就在你身邊- W" k1 W/ c% w- Q% ~
2-5成為職場中的食尚玩家
6 O& |3 J2 `% U+ d* i 滿足味蕾，打開友誼的大門
1 U- ]0 T. k" K; k" I6 d 2-6時時累積職場愛心存摺
( f$ b; S3 ?- y3 ?* j- `6 } 營造溫馨的工作環境
0 J: J. Z) W' O% s. ~7 v 2-7全方位打開你的人脈雷達) ^9 S! s# S3 `" N: g2 R5 O
提升主管與企業形象打，打造個人品牌0 d" ~. [; @# ?8 X" f6 l$ C }+ ?
第三章檔案與辦公桌管理術0811 M- O3 r( t0 |9 a" Z' E0 ~: a
創造效率百分百的工作環境
. ?0 Y8 o) _5 x& Z+ s4 v1 N2 `; ?6 F 3-1別當亂室英雄或亂室佳人# d( l6 B& U! F
座位整齊清新，自動宣示你的專業
7 n3 [: }( T, r+ V7 B7 q 3-2讓每個實體檔案都有家可歸
6 z1 K5 ~0 I- {8 Z& }4 l 超實用的資料夾分類術
" d1 E( W; `6 P5 C9 f 3-3歸檔文具大點兵
% o2 t; s1 ?* I0 N 辦公室文具各式各樣，你都用對了嗎？
2 [( M+ L1 N1 V( Y/ n) s 3-4實體檔案，我何時可以跟你分手？+ s' W. O2 j6 \& } f) b
紙本檔案的留存與銷毀& J& H4 ^' |# K" W; ]# x- X
3-5電子檔，讓我替你編列終身代號！9 A' Q- S. t! |" q: k" `
流水號電子檔案管理術( R, S n/ I Y7 n
3-6善用Notes系統交接工作0 B3 d, b% B) J
電子清單，交接簡單！
$ Q! R: q& ~) H, k. A9 G 第四章會議管理術109% I& G$ [1 K( g$ [
做好籌劃與紀錄，創造高效率的會議環境3 x8 w7 V8 \0 k# R& [$ l+ V
4-1開會擂台，Are you ready?
% b2 ~) C! L) }$ a. T; |0 k1 S 職場群體溝通的灘頭堡* M# V, r" @- D" m6 X# J; Y8 p* r
4-2搞定會議籌劃' d! Z1 q: }% v) S
打造最佳決策環境的重要推手- t" v2 K$ ^+ q: |
4-3忙盲茫開會？！
+ d3 {( O/ F! |7 | 運用會議管理三大絕招，打造職場好「智」會0 p; j! m0 m5 x a4 u1 K' D
4-4究極！會議表單格式設計
% m8 k: d: T1 D4 w 設計功能強大的開會通知單和會議紀錄表& j) s# H6 \# F. A D
4-5bye-bye回憶錄！我只做會議紀錄
d) _' |( P4 d1 Q 會議、會意，你到底會不會？0 D# U# {( e2 M8 U
4-6啥？平息會議衝突也算我一份？！
7 n l$ E( M& X7 n 用冷靜與友善跨越會議的衝突
( l* S( }7 L7 B9 M- H# j$ i 4-7運用科技，天涯海角都能開會. z8 J/ a1 J1 ?! z$ s
節省差旅費用，提升行政效率
: M1 w. S4 `$ r- y& a 4-8稱職行政人員，自我評估
; E( Y2 w8 h9 d6 e; D. d 表格化管理會議、記者會細節
. g$ `( x7 q+ Y5 r _ 第五章任務管理術145
# ~% t" d( {9 p2 k$ v _ 從點到線，從線到面，我是任務達人！- ~2 q* w* I( @; i" p; }& e7 n
5-1出差行程的安排，怎麼老是丟三落四？/ N6 P5 h! i" G# T9 N
行程規劃一二三：發揮一功力、運用兩表格、掌握三原則 m7 _) [& O/ Y# x1 } b
5-2我也是專業的差旅代辦) g5 V* @$ _$ x0 Y( D a
篩選重要行程，善用零碎空檔4 O( t9 a6 R' j7 l9 J- H, W
5-3老闆不在家，我變小管家. ^" a% U, o' j x
讓差旅與日常無縫接軌* A; I1 R, X5 l
5-4終極秘書跨國救援" v9 F9 o. H9 U( n+ Y. f
我是老闆的FedEx──使命必達！
5 e$ x, X6 l2 ?+ E9 | 5-5那許多件禮服的秘密
+ t2 T9 K3 C; r9 @ 宴會婚禮的賓客邀請與管理) X w$ B6 x8 N. y8 f
5-6小額採購過五關
/ d/ I. m b( }; N' i4 U 有為有守，建立良好報帳制度1 Y5 l7 {' j& X2 T/ K0 K
5-7辦公室風水大哉問' i5 o2 {# J, j, I# G1 E V4 T
兼顧效率與習俗的搬遷術
" ~ ^* z; y% }2 D 5-8我就是籌劃尾牙春酒的A咖！
; B' @* `; h5 J% d 發揮內部創意才藝，匯聚公司向心力0 M) {+ ]) L4 T5 h1 N) b) U
第六章工作回報術183$ q; ]$ C/ D) f1 H6 `1 c
面面俱到的向上溝通術
; j9 H0 X& J- I8 W4 `$ ]* j 6-1老闆失憶了嗎，一問再問是為哪樁？
7 X6 [+ Q+ \( f7 J8 F% y+ e% ?" x 事情不必等老闆問，前中後三段式主動回報
9 a4 B8 p4 w# H2 v: U1 } 6-2叫我麻辣助理TPO
- C/ s8 A- v9 x6 _4 E# P$ v; c1 w 工作回報，掌握正確時機，謹守明確立場，選擇適當場合) K& {4 S3 V: n% B& Z, }1 a
6-3當老闆問到重點在哪裡時……
3 g4 {) d2 q, O$ w8 q 5W1H菁華超濃縮，給我一分鐘，我給你全部重點
; t* L5 C4 o- T# \$ d& ~ 6-4老闆怒火比天高，第一個找我當出氣包？* N9 V$ w( C; Q: M4 m$ P1 _) ~
工作回報前必看的「三情面」︰心情、事情、感情
2 R) [# F0 r" h- q0 R7 Y1 W 6-5別踩到工作報告的地雷
& l% L: y& l: b, R 自備「情報衛星接收器」，外探勘、內感測，內外雙修
f3 w8 h, ?$ J: X2 V. r3 _ 第七章零碎時間管理術205
) p$ O0 }; |* ? 善用每一分鐘，輕鬆走向成功殿堂
7 k4 H/ ^8 [9 d3 H% e) m* J 7-1例行工作、突發狀況一起來，時間永遠不夠用？
$ d1 T1 Q3 a9 N& v& g1 e 四大象限擺心頭，流程預演存腦中，工作快又好
2 d4 U; z9 V: z, N# c4 K 7-2如何為突發狀況排個隊？# F A" t3 X6 o7 O! F1 c
建立工作秩序，「時限」就等於「實現時間」
% c6 G2 u1 d$ e h1 h 7-3老闆指令多又雜，如何如期完成？! x/ k# H1 r1 ^7 L! r! F' q) E
「快準狠」三字經，工作效率跑第一
3 }" l! @- Y1 r$ v 7-4能者要多勞，工作時間長到天荒地老？7 }) [0 t# q$ t
Do it, Delay it, Delegate it, Dump it，4Ds濾鏡助你簡化工作5 C P" ?) W0 e9 ~
7-5同事請託推不掉，分內工作何時能做完？6 E" n3 ~ n. i# A
I just call to say: No, I can't help you! 勇敢奪回時間主控權8 |* D. p: ?& ]
第八章手機APP應用術227
2 v3 X% U5 }4 N0 w 運用智慧型手機，讓你的工作更有智慧, V' X1 O/ D" y2 a( e' k& p' w
8-1別讓延誤的航班成為你的亂流！
4 e* f/ o0 r9 I" h- g, p% w$ X8 O' F 傻傻地等，不如運用「航班追蹤」掌握先機9 m7 n8 K2 j" c
8-2我的手機在哪裡？$ v" @8 @/ i/ i2 C
尋找手機的好方法，永遠都有B計畫+ T' l# _5 k3 H7 ] U3 ~# S3 U
8-3張董的手機號碼是幾號？
! y4 m' @# [. @' M8 K 我是辦公室裡的查號台- `* a! P, R# T& {
8-4要等回到辦公室才能處理？
6 |/ N) B) M. b5 G7 B 一機在手，存取無窮
) q3 \5 m) ^" @" ^7 J* [; g 8-5到處都是筆記？* c; p( P+ n1 d+ w9 H; R# v7 W
善用筆記軟體，資料與記憶井然有序& X2 ]0 y g* n# X& f: L$ Z
8-6四通八達的行政工作
9 ] a# l" E% P7 s8 |, [: s 從租賃車到高鐵、從路況到停車場，全都暢行無阻
/ |2 r' z/ {; ]2 |( o% S/ P& \ 〈附錄〉與秘書、助理、行政人員合作愉快的17個撇步
% B+ h) Q" k# A* [" L# c 16個no-no（禁忌）與1個yes!( e! x X7 J* l) W* c4 z
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6 ~# A9 ~0 m m1 S6 r& C O2 E( X4 G0 H+ R
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